Neue Checklistenstruktur 2026

Willkommen zur Schulung

Liebe Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter,

mit dem Jahr 2026 führen wir bei Bauernhof Ritter eine neue, vereinfachte Checklisten- und Dokumentationsstruktur ein.

Diese Umstellung ist ein wichtiger Schritt, um unsere Abläufe übersichtlicher, effizienter und nachvollziehbarer zu gestalten.

In den vergangenen Jahren sind viele Formulare, Listen und Dokumente entstanden. Dadurch wurde die Dokumentation teilweise kompliziert, zeitaufwendig und für neue Mitarbeiter schwer verständlich.

Mit der neuen Struktur verfolgen wir ein klares Ziel:

Weniger Formulare. Klare Zuständigkeiten. Einheitliche Prozesse.

Jeder Mitarbeiter soll sofort erkennen können:

• Welche Aufgaben er hat

• Welche Formulare verwendet werden müssen

• Wer verantwortlich ist

• Wie Fehler richtig dokumentiert werden

• An wen man sich bei Fragen wenden kann

Diese Schulung ist für alle Mitarbeitenden verpflichtend.

Kapitel 1 – Warum wurde die Struktur geändert?

Der Bauernhof Ritter wächst kontinuierlich.

Neue Produkte, neue Prozesse und neue Mitarbeiter führen dazu, dass auch die internen Abläufe regelmäßig verbessert werden müssen.

Die bisherige Struktur hatte einige Herausforderungen:

• Zu viele unterschiedliche Formulare

• Teilweise doppelte Dokumentation

• Unterschiedliche Vorgehensweisen

• Längere Einschulungszeiten

• Erhöhter Verwaltungsaufwand

Die neue Struktur schafft Klarheit.

Jede Abteilung hat nun klar definierte Aufgaben und Dokumente.

Dadurch wird sichergestellt, dass:

• alle Mitarbeiter gleich arbeiten

• Informationen leichter gefunden werden

• Fehler schneller erkannt werden

• neue Mitarbeiter schneller eingeschult werden können

• die Qualität unserer Produkte gesichert bleibt

Kapitel 2 – Der neue Gesamtprozess

Alle Tätigkeiten am Bauernhof Ritter folgen künftig einem einheitlichen Prozess.

Schritt 1 – Auftrag

Jede Tätigkeit beginnt mit einem Auftrag.

Der Auftrag enthält:

• Produkt

• Menge

• Herstellungsdatum

• Charge

• besondere Hinweise

Der Auftrag bildet die Grundlage für alle weiteren Arbeitsschritte.

Schritt 2 – Produktion

Die Produktion verarbeitet den Auftrag.

Dabei werden sämtliche Produktionsschritte dokumentiert.

Die Produktionsmitarbeiter achten auf:

• Qualität

• Hygiene

• Vollständigkeit

• Rückverfolgbarkeit

Schritt 3 – Marketing

Nach der Produktion erfolgt die Vermarktung.

Dabei werden unter anderem:

• Website

• Onlineshop

• Social Media

• Newsletter

• Aktionen

aktualisiert und gepflegt.

Schritt 4 – Betriebsleitung

Die Betriebsleitung kontrolliert:

• Vollständigkeit

• Qualität

• Dokumentation

• Freigaben

Anschließend erfolgt die endgültige Freigabe.

Schritt 5 – Verkauf

Nach erfolgreicher Freigabe gelangen die Produkte in den Verkauf.

Verkaufswege:

• Ab Hof

• Onlineshop

• Geschenksets

• Aktionen

• Geschäftskunden

Kapitel 3 – Produktionsbereich

Die Produktion ist das Herzstück unseres Betriebes.

Alle Produkte müssen vollständig dokumentiert werden.

Produktionscheckliste

Die Produktionscheckliste ist das wichtigste Dokument in der Produktion.

Sie wird bei jeder Produktion ausgefüllt.

Dokumentiert werden:

• Produktname

• Produktionsdatum

• Menge

• Charge

• Mitarbeiter

• Kontrollpunkte

Die Produktionscheckliste sorgt dafür, dass jeder Produktionsschritt nachvollziehbar bleibt.

Produktions- und Hygienedokumentation (PHD)

Die PHD dient zur Dokumentation aller Hygiene- und Produktionsmaßnahmen.

Dokumentiert werden:

• Reinigung

• Desinfektion

• Hygienekontrollen

• Produktionsdaten

Die PHD ist verpflichtend.

Abweichungs- und Korrekturmaßnahmenprotokoll (AKP)

Das AKP wird ausschließlich bei Problemen verwendet.

Beispiele:

• Produktionsfehler

• beschädigte Produkte

• falsche Etiketten

• Qualitätsmängel

• Hygienemängel

Ziel ist nicht die Schuldzuweisung.

Ziel ist die Verbesserung unserer Prozesse.

Hygiene- und Reinigungsplan (HBP)

Der HBP dokumentiert sämtliche Reinigungsarbeiten.

Dokumentiert werden:

• Was wurde gereinigt?

• Wer hat gereinigt?

• Wann wurde gereinigt?

• Wurden Auffälligkeiten festgestellt?

Sauberkeit ist die Grundlage unserer Produktqualität.

Kapitel 4 – Marketingbereich

Das Marketing sorgt dafür, dass unsere Produkte sichtbar werden.

Marketingcheckliste

Die Marketingcheckliste wird verwendet bei:

• neuen Produkten

• Aktionen

• Gewinnspielen

• Kampagnen

• saisonalen Angeboten

Dokumentiert werden:

• Website aktualisiert

• Onlineshop aktualisiert

• Facebook aktualisiert

• Instagram aktualisiert

• Newsletter vorbereitet

Leistungsnachweis und Abrechnung (LNA)

Dieses Formular wird von freien Dienstnehmern und Auftragnehmern verwendet.

Dokumentiert werden:

• Tätigkeiten

• Projekte

• Stunden

• Leistungen

Bild- und Textfreigabe

Vor Veröffentlichung müssen Inhalte freigegeben werden.

Dazu zählen:

• Produktfotos

• Werbegrafiken

• Texte

• Newsletter

• Kampagnen

Dadurch bleibt unser Außenauftritt professionell und einheitlich.

Kapitel 5 – Dienstnehmer

Dienstnehmer dokumentieren ihre Arbeitszeiten selbstständig.

AZE Arbeitsbeginn

Vor Arbeitsbeginn wird das Formular AZE Start ausgefüllt.

Dadurch wird die Arbeitszeit korrekt erfasst.

AZE Arbeitsende

Nach Arbeitsende wird das Formular AZE Ende ausgefüllt.

Dadurch wird die tatsächliche Arbeitszeit dokumentiert.

AVM-DN

Dieses Formular wird verwendet für:

• Urlaub

• Krankenstand

• Arzttermine

• sonstige Abwesenheiten

Abwesenheiten müssen möglichst früh gemeldet werden.

Kapitel 6 – Freie Dienstnehmer und Auftragnehmer

Freie Dienstnehmer arbeiten projektbezogen.

Daher gelten andere Dokumentationspflichten.

LNA

Der Leistungsnachweis dokumentiert:

• Projekt

• Tätigkeit

• Zeitaufwand

• Ergebnis

Nur vollständig dokumentierte Leistungen können abgerechnet werden.

AVM-FD

Das Formular dient zur Meldung von:

• Urlaub

• Krankheit

• Verhinderung

• längerer Abwesenheit

Kapitel 7 – Fehler richtig melden

Fehler gehören zu jedem Betrieb.

Wichtig ist der richtige Umgang damit.

Fehler dürfen niemals:

• verschwiegen werden

• gelöscht werden

• ignoriert werden

Stattdessen gilt:

1. Fehler erkennen

2. Verantwortliche informieren

3. Dokumentieren

4. Lösung umsetzen

5. Verbesserung ableiten

So werden Fehler zu Verbesserungen.

Kapitel 8 – Ansprechpartner

Stefan Ritter

Betriebsleitung

Zuständig für:

• Organisation

• Verträge

• Abrechnung

• Freigaben

• Prozessverbesserung

Jutta Ritter

Produktion und Qualitätsmanagement

Zuständig für:

• Produktion

• Rezepturen

• Hygiene

• Qualitätsmanagement

Oussama El Khaloufy

Produktion und Tierhaltung

Zuständig für:

• Tierhaltung

• Rohstoffe

• Stallarbeiten

• Produktion

Stefanie Jäger

Marketing

Zuständig für:

• Social Media

• Werbemaßnahmen

• Kundenkommunikation

Denise Lipkovich

Marketing

Zuständig für:

• Texte

• Newsletter

• Kampagnen

• Marketingunterstützung

Kapitel 9 – Abschluss

Die neue Checklistenstruktur schafft die Grundlage für einen modernen, effizienten und professionellen Bauernhof Ritter.

Jeder Mitarbeiter trägt dazu bei, dass:

• Qualität gesichert wird

• Abläufe funktionieren

• Informationen nachvollziehbar bleiben

• Kunden zufrieden sind

Gemeinsam sorgen wir dafür, dass unsere Produkte mit derselben Sorgfalt dokumentiert werden, mit der sie hergestellt werden.

Wir arbeiten gemeinsam – für Qualität, Klarheit und Erfolg. 🌾🚜📋

Schulungsnachweis

☐ Schulung vollständig gelesen

☐ Inhalte verstanden

☐ Fragen geklärt

☐ Wissenstest absolviert

☐ Schulungsnachweis eingereicht

Version: V01_2026
Gültig ab: sofort
Freigegeben durch: Stefan Ritter, Betriebsleitung Bauernhof Ritte